۱۳۹۶ جمعه ۲۸ مهر   :  جستجو 

طراحي سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت يا اصطلاحا" سيستم بهاي تمام شده ABC

 

امروزه دسترسی به اطلاعات صحيح در تصميم گيرهای مديريت و توسعه ساز و كارهاي تجارت در ابعاد مختلف توام با افزايش پيچيدگي و تنوع فعاليتها، درك اين تغييرات و سنجش تاثيرات آن بر هزينه هاي سازماني اهميت زيادي دارد. اهميت اين امر براي كليه واحدهاي اقتصادي كه داراي  تنوع در ارائه خدمت و كالا باشند داراي اهميت مضاعف مي باشد. بديهي است كه شناخت اين فعاليتها و سنجش تاثيرات آن بر بهای تمام شده كالا و  خدمات ، مستلزم طراحي يك سيستم مناسب و کارآ هزينه يابي خواهد بود  تا قادر به شناخت تنوع وپيچيدگي فعاليتها و در نظر گرفتن آن بر هزينه هاي ارائه خدمات و كالاهاي توليدي باشد. در بخش هاي گوناگون کشور خصوصا در مراكز خدماتي تا بحال كمتر اقدامات عملی در رابطه با شناسايي هزينه ها و محاسبه بهای تمام شده خدمات فعاليتها  انجام شده است و با توجه به اهميتی که اطلاعات مالی و بهای تمام شده بر تصميم گيري های مديريت از ابعاد مختلف خواهد داشت، لزوم مطالعه و ارائه روشهای عملی و کاربردی در اين زمينه بسيار ضروری می باشد. يكي از سيستمهاي نوين هزينه يابي كه كاربردهاي گوناگون آن در فعاليتهاي خدماتي و توليدي  روز به روز در حال گسترش است، سيستم “هزينه يابي برمبنا ي فعاليت“  يا اصطلاحا سيستم ABC"1 است. اين سيستم با بكارگيري روشهاي مناسب، اثرات حاصل از تغييرات فعاليتها، پيچيدگي، تنوع و ويژگيهاي خاص هر فعاليت را در محاسبه هزينه ها بهای تمام شده آن منظور مي كند. يكي از ويژگيهاي اين سيستم كه آن را از ساير سيستم ها متمايزمي كند، توانايي شناسايي دقيق هزينه ها و ارائه اطلاعات غير مالي جهت بهبود عملكرد وافزايش كارآيي فعاليتها مي باشد و تا حد ممكن با بكارگيري روشهاي مناسب اين اثرات را بطور كمّي جذب محاسبه بهاي تمام  شده خدمات و محصولات مي كند.

 

نحوه استقرار سيستم بهاي تمام شده بر مبناي فعاليت ABC

 

مراحل استقرار سيستم بهاي تمام شده به اختصار به شرح ذيل مي باشد:

1-تعريف پروژه شامل اهداف عاليه سازمان

2-تعيين حوزه تحت پوشش سيستم

3-بررسي امكانات شامل امكانات نرم افزاري سخت افزاري و نيروي انساني

4-برآورد حجم پروژه و منابع مورد نياز

5-تعيين تيم اجرايي (شامل كارشناسان مالي، مهندسين توليد و گروه برنامه نويس)

6-آشنا نمودن تيم اجرايي با وظايف و مسئوليت ها

7-اجرايي كردن پروژه

1-7- طراحي مدل هزينه يابي بر مبناي فعاليت شامل:

-           شناسايي منابع مصرف شده

-           شناسايي محركهاي منابع و نرخ محركها

-           شناسايي و تعريف فعاليت هاي عمده سازمان

-           رديابي مستقيم هزينه ها به فعاليتها

-           انتساب هزينه ها به فعاليت

-           شناسايي محركهاي فعاليت و محاسبه نرخ هاي فعاليت

-           انتساب هزينه ها به موضوعات نهايي هزينه (محصولات و خدمات) با بكارگيري نرخ هاي فعاليت محركهاي هزينه

2-7- پيكربندي نرم افزار

3-7- اجراي سيستم

 

الزامات قانوني استقرار سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت ABC

متن ماده 16 قانون مديريت خدمات كشوري:

ماده 16- به منظور افزايش بهره‌وري و استقرار نظام كنترل نتيجه و محصول (ستانده) و كنترل مراحل انجام كار و يا هردو، جلوگيري از تمركز تصميم‌گيري و اعطاء اختيارات لازم به مديران براي اداره واحدهاي تحت سرپرستي خود براساس آئين‌نامه‌اي كه توسط سازمان تهيه و به تصويب هيأت وزيران مي‌رسد دستگاههاي اجرائي موظفند اقدامات ذيل را به‌عمل آورند.

الف - تعيين قيمت تمام‌شده فعاليتها و خدمات و محصولات واحدهاي مجري از قبيل واحدهاي آموزشي، پژوهشي، بهداشتي، درماني، خدماتي، توليدي و اداري، متناسب با كيفيت و محل جغرافيايي ارائه فعاليتها و خدمات، در چهارچوب متوسط قيمت تمام شده فعاليتها و خدمات مذكور در بودجه مصوب سالانه ملي و استاني با تأييد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور يا استان.

ب - تعيين شاخصهاي هدفمند و نتيجه‌گرا و استانداردهاي كيفي خدمات و پيش‌بيني سازوكارهاي نظارتي براي كنترل كميت و كيفيت خدمات ارائه شده.

ج - انعقاد تفاهمنامه با مديران واحدهاي مجري براساس حجم فعاليتها و خدمات و قيمت تمام‌شده آن و تعيين تعهدات طرفين.

د - اعطاء اختيارات لازم براي پيشنهاد جابه‌جايي فصول و برنامه‌هاي اعتبارات مذكور به شوراي برنامه‌ريزي استان در چهارچوب احكام قانون بودجه سالانه جابه‌جايي اعتبارات ملي براساس احكام قانون بودجه سالانه خواهد بود.

هـ - براي اجراء نظام قيمت تمام‌شده، اختيارات لازم اداري ومالي به مديران، به موجب آئين‌نامه‌اي كه با پيشنهاد سازمان به تصويب هيأت وزيران مي‌رسد تعيين مي گردد.

و - اعتباراتي كه براساس قيمت تمام شده در اختيار واحدها قرار مي‌گيرد، به عنوان كمك تلقي شده و پس از پرداخت به حساب بانكي واحدهاي ذي‌ربط به‌هزينه قطعي منظور مي گردد. مديران دستگاههاي اجرائي نسبت به تحقق اهداف و نتايج پيش‌بيني شده در تفاهمنامه در مدت مديريت خود مسؤول و به نهادهاي نظارتي پاسخگو خواهند بود و موظفند گزارش اقدامات مربوطه را هر شش‌ماه يك‌بار به سازمان ارائه نمايند و سازمان نيز مكلف است گزارش عملكرد اين ماده را يك‌ماه قبل از ارسال لوايح بودجه ساليانه به مجلس تقديم نمايد.

تبصره 1 - دستگاههايي كه با پيشنهاد سازمان و تصويب هيأت وزيران امكان محاسبه قيمت تمام شدة محصولات و خدمات خود را نداشته باشند از طريق محاسبه هزينه تمام شده اقدام خواهند نمود.

تبصره 2 - احكام اين ماده مي‌بايد ظرف يك‌سال توسط سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور اجراء شده و از سال 1387 بودجه دستگاههاي موضوع اين قانون فقط با رعايت مفاد اين ماده قابل تنظيم و ارائه مي‌باشد.

 

آيين‌نامه اجرايي ماده (16) قانون مديريت خدمات كشوري

ماده1ـ اصـطلاحات مورد استفاده در اين آيين‌نامه در معاني مشروح زير به كار مي‌روند:

الف ـ فعاليت: عمليات مشخص و مرتبط نظير آموزش دانش‌آموز (نفر)، صدور شناسنامه (تعداد)، مداواي بيمار (نفر)، انجام كار حسابداري (واحد)، آموزش دانشجو (نفر)، ارايه خـدمات در خانه بهداشـت (يك واحد)، توليـد نهال يا بذر اصـلاح‌شده (در هكتار)، نگهداري راه يا راهداري (كيلومتر)، اداره كتابخانه (واحد)، مبارزه با آفات نباتي (در هكتار) كه براي تحـقق اهداف سالانه دسـتگاه، توسـط واحدهاي مختلف دستگاه اجرايي اجرا مي‌شود.

ب ـ خدمت: خروجي دستگاه اجرايي كه در نتيجه انجام فعاليتهاي واحدهاي دستگاه اجرايي ارايه‌شده، كميت‌پذير و قابل اندازه‌گيري است نظير صدور و ثبت اسناد مالي، توليد نهال، تربيت دانش‌آموز، مداواي بيماران و صدور مجوز براي بهره‌برداري از مراكز فرهنگي و كتابخانه‌ها.

ج ـ محصول: خروجي دستگاه اجرايي كه در نتيجه انجام فعاليتهاي واحدهاي دستگاه اجرايي توليـدشده، كميت‌پذير و قابل اندازه‌گيري است نظير احداث و ساخت راه و بزرگراه.

د ـ استاندارد خدمات: شاخصهاي مورد توافق جهت ارزيابي عملكرد واحد مجري در مقاطع مختلف زماني.

هـ ـ واحد عملياتي: واحدهايي از دستگاه اجرايي كه عهده‌دار انجام فعاليتهاي مشخص، ارايه خدمات مستقيم يا توليد محصولات خاصي براي ارايه به مردم مي‌باشند نظير مدارس، بيمارستانها و مراكز فرهنگي و هنري.

و ـ دستگاه اجرايي: دستگاههاي موضوع ماده (5) قانون مديريت خدمات كشوري كه به استناد ماده (117) قانون مذكور مشمول آن قانون هستند.

زـ واحد مجري: بخشي از يك دستگاه اجرايي كه فعاليتها، خدمات و محصولات آن به روش قيمت تمام شده، هزينه تمام‌شده و يا هزينه سرانه قابل اداره و ارايه مي‌باشد.

ح ـ تفاهم‌نامه: سند مورد توافق بين مدير واحد مجري با مقام مجاز دستگاه اجرايي كه شامل شرح فعاليت، كميت و كيفيت، دوره اجرا و قيمت تمام‌شده خدمات، فعاليتها و محصولات، زمان‌بندي تخصيص منابع، انتظارات و ساير شرايط مورد توافق براساس موافقتنامه‌هاي ابلاغي از سوي معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رييس‌جمهور مي‌باشد.

ط ـ حساب واحد مجري: حسابي كه توسط خزانه يا خزانه معين استان، حسب مورد با درخواست ذيحساب يا مسؤول امور مالي دستگاه اجرايي ذي‌ربط، تحت سرفصل حسابهاي دولتي براي واحدهاي مجري كه داراي استقلال مديريتي، اداري و مالي است، افتتاح گرديده و انجام عمليات دريافت، پرداخت و عمليات حسابداري مربوط با دستور مدير واحد مجري انجام مي‌گيرد. استفاده از حساب موضوع اين بند با دو امضاء (مدير واحد مجري و  فردي كه طبق مفاد ماده(36) قانون محاسبات عمومي كشور تعيين و منصوب مي‌شود) مجاز خواهد بود.

ماده2ـ دستگاههاي اجرايي موظفند ظرف يك ماه و از طريق واحدهاي عملياتي مستقل يا تابع خود و با اولويت فعاليتها، خدمات و محصولات كميت‌پذير واحدهاي عهده‌دار آنها را به عنوان واحد مجري، احصا و براي استقرار نظام قيمت تمام‌شده انتخاب و به تأييد شورا، كميسيون يا كارگروه تحول اداري دستگاه اجرايي برسانند.

ماده3ـ دستگاههاي اجرايي موظفند ظرف يك سال از تاريخ ابلاغ اين آيين‌نامه و با استفاده از روشها و فناوريهاي مناسب و مربوط اقدامات زير را انجام دهند:

الف ـ انتخاب واحدهاي مجري و ارايه به شورا، كميسيون يا كارگروه تحول اداري دستگاه اجرايي مربوط براي تأييد.

ب ـ تعيين قيمت تمام‌شده فعاليتها و خدمات واحدهاي مجري تأييدشده و ارايه به شورا، كميسيون يا كارگروه تحول اداري دستگاه اجرايي مربوط براي تأييد.

ج ـ تعيين شاخصها، استانداردها و سازوكارهاي نظارتي لازم براي كنترل كميت و كيفيت فعاليت، خدمات و محصولات واحدهاي مجري.

تبصره1ـ در مواردي كه امكان محاسبه قيمت تمام‌شده وجود ندارد، محاسبه هزينه تمام‌شده يا سرانه فعاليت، خدمات و محصولات واحد مجري ملاك عمل خواهد بود.

تبصره2ـ  در محاسبه قيمت تمام‌شده خدمات، محصولات و فعاليتها بايد علاوه بر هزينه‌هاي پرسنلي، هزينه‌هاي مصرفي و هزينه‌هاي تعمير و نگهداري، هزينه‌‌هاي اموال و سرمايه‌اي نظير ساختمانها و تجهيزات نيز محاسبه و در تفاهم‌نامه لحاظ گردد.

ماده4ـ  اجراي احكام اين آيين‌نامه توسط دستگاههاي اجرايي از طريق واحدهاي مجري به موجب تفاهم‌نامه‌اي خواهد بود كه حسب مورد بين مقام ذي‌صلاح دستگاه اجرايي و مدير واحد مجري منعقد مي‌شود.

تبصره ـ به منظور انعقاد تفاهم‌نامه بين واحد مجري و دستگاه اجرايي، معاونتهاي توسعه مديريت و سرمايه انساني و برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رييس‌جمهور، الگوي تفاهم‌نامه مذكور را تهيه و ابلاغ خواهند نمود. دستگاههاي اجرايي ملزم به رعايت الگوي تفاهم‌نامه مي‌باشند.

ماده5 ـ  مسئوليت تعيين مصاديق خدمات، فعاليتها و محصولات و راهبري و هدايت اجراي مفاد اين آيين‌نامه در دستگاه اجرايي، شورا، كميسيون يا كارگروه تحول اداري است كه به رياست بالاترين مقام دستگاه تشكيل مي‌گردد و مي‌تواند نسبت به تشكيل كارگروه تخصصي اقدام نمايد يا با استفاده از خدمات و ساز و كار موضوع ماده (19) قانون مديريت خدمات كشوري، امور مربوط را انجام دهد.

ماده6 ـ معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رييس جمهور و استانداريها موظفند در چارچوب تفاهم‌نامه، صددرصد مبلغ قرارداد واحد مجري در قالب سقف تخصيص اعلام‌‌شده در موعد مقرر را به واحد مجري پرداخت نمايد.

تبصره ـ تخصيص اعتبار به ميزان صددرصد به واحدهاي مجري، نبايد موجب كاهش تخصيص اعتبار به ديگر واحدهاي دستگاههاي اجرايي شود.

ماده7ـ دستگاه اجرايي موظف است ظرف يك ماه در چارچوب قوانين و مقررات پولي و مالي، نسبت به افتتاح حساب بانكي به نام واحد مجري با امضاي مدير واحد مذكور و نماينده دستگاه اجرايي اقدام نمايد. تمامي اعتبارات واحد مجري در قالب تفاهم‌نامه به اين حساب واريز و تمامي پرداختها از محل آن انجام مي‌شود.

ماده8 ـ اعتبار مربوط به حقوق و مزاياي مستمر نيروي انساني مجري كه پس از انجام محاسبه قيمت تمام‌شده و تنظيم تفاهم‌نامه، بازنشسته، بازخريد يا منتقل مي‌شوند، به منظور تأمين خدماتي كه مسؤوليت آن را دارند از طريق خريد خدمت، در اختيار واحد مجري باقي مي‌ماند.

تبصره ـ مديران واحدهاي مجري در انتخاب و به كارگيري نيروي انساني، بايد مفاد تبصره (2) ماده (13) قانون مديريت خدمات كشوري را رعايت نمايند.

ماده9ـ واحدهاي مجري موظفند تمامي حقوق و مزاياي كاركنان رسمي، پيماني، قراردادي و سايـر نيروهاي خود را در قالب قوانين و مقررات مربوط و احكام معطوف به عملكرد و كارآيي آنها محاسبه و پرداخت نمايند. در صورتي كه بخشي از كاركنان يادشده (حداكثر بيست درصد) را مازاد تشخيص‌دهنده، مي‌توانند آنها را در اختيار دستگاه اجرايي ذي‌ربط قرار دهند تا وفق قوانين و مقررات مربوط با آنها رفتار شود.

تبصره1ـ دستگاه اجرايي بخشي از اعتبار ناشي از قسمت اخير ماده (9) را با توجه به عملكرد واحد مجري پس از ارزيابي به منظور ايجاد انگيزه نيروي انساني به واحد مجري پرداخت مي‌كند.

تبصره2ـ مبناي محاسبه در پرداخت حقوق و مزاياي قانوني، دوره اجراي مندرج در تفاهم‌نامه مي‌باشد و تعداد نيروي انساني مورد نياز براي ارايه خدمات واحد مجري، براساس تعداد پستهاي سازماني داراي تصدي يا براساس ضوابط و پستهاي مندرج در درجه‌بندي واحدهاي مربوط و در هر حال توسط شورا، كميسيون يا كارگروه تحول اداري دستگاه اجرايي با رعايت صرفه و صلاح دستگاه اجرايي تعيين مي‌شود.

تبصره3ـ اختيارات و تعهدات به كارگيري هرگونه نيروي انساني ديگر رأساً بر عهده واحد مجري، براساس تبصره ماده (8) اين آيين‌نامه بوده و هيچگونه تعهدي متوجه دستگاههاي اجرايي ذي‌ربط نخواهد بود.

تبصره4ـ در به كارگيري و جذب نيروي انساني جديد و مورد نياز توسط واحد مجري، اولويت با نيروي انساني شاغل در دستگاه ذي‌ربط يا ساير دستگاههاي اجرايي كشور مي‌باشد.

ماده10ـ افزايشهاي قانوني حقوق و مزاياي كاركنان واحد مجري در دوره اجراي تفاهـم‌نامه، به عنوان تعهدات دستگاه در تفاهم‌نامه منـظور و توسط دسـتگاه اجرايي تأمين مي‌شود.

ماده11ـ مدير واحد مجري مي‌تواند در چارچوب تفاهم‌نامه، صرفه‌جويي حاصل از تفاضل قيمت تمام‌شده، هزينه تمام‌شده يا هزينه سرانه و هزينه‌هاي قطعي را در همان دوره مالي براي ايجاد انگيزه و تشويق نيروي انساني شاغل بر اساس مفاد تبصره‌هاي بندهاي (5) و (6) ماده (68) قانون مديريت خدمات كشوري و دستورالعملهاي ابلاغي هزينه نمايد.

ماده12ـ هزينه‌هاي ناشي از انعقاد تفاهم‌نامه‌هاي موضوع اين آيين‌نامه و اعتبار موردنياز براي اجراي تكاليف باقي‌مانده دستگاه اجرايي، نبايد از مجموع اعتبارات هزينه‌اي كه در بودجه مصوب سالانه پيش‌بيني شده است، تجاوز كند.

ماده13ـ دستگاه اجرايي موظف است اقدامات پيش‌بيني‌نشده در طول دوره تفاهم‌نامه را به واحد مجري تكليف مي‌شود، تصريح و هزينه انجام آنها را محاسبه و پرداخت نمايد.

ماده14ـ بالاترين مقام دستگاه اجرايي يا نماينده وي مسؤوليت نظارت بر اجراي مفاد تفاهم‌نامه در دستگاه متبوع را بر عهده دارد. در صورت بروز اختلاف ميان واحد مجري و دستگاه اجرايي، شورا، كميسيون يا كارگروه تحول اداري، به عنوان مرجع تصميم‌گيري و حل اختلاف بوده و در صورت اثبات تخلف توسط واحد مجري، صلاحيت لغو قرارداد را خواهد داشت.

ماده15ـ مسئوليت نظارت بر اجراي مفاد اين آيين‌نامه و تحقق اهداف مورد انتظار در سطح ملي بر عهده معاونتهاي توسعه مديريت و سرمايه‌انساني و برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رييس‌ جمهور و در سطح استان بر عهده استانداريها مي‌باشد.

تبصره ـ دستگاههاي اجرايي و استانداريها موظفند هر شش ماه يك‌بار گزارش عملكرد خود را به معاونتهاي توسعه مديريت و سرمايه انساني و برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رييس جمهور ارايه نمايند.