۱۳۹۶ دوشنبه ۴ اردیبهشت   :  جستجو 
موسسه خدمات مالي و مشاوره مديريت ارقام نگر
خدمات استقرار نظام بودجه

موسسه خدمات مالي ارقام نگر با دارا بودن كادر مجرب اقدام به ارائه خدمات به شركتها و سازمانها  در زمينه استقرار نظام بودجه مي نمايد . بمنظور تبيين و توضيح مفهوم بودجه و به عبارتي مشخص نمودن تعاريف ،  اهداف و مزايای بکار گيری آن در شركتها مطالب ذيل ارائه مي گردد :

يكي از ايرادات اساسي موجود در سيستمهاي كنترلي و عمليات شركت ها , فقدان يك نظام جامع بودجه اي مي باشد . با توجه به اهميت تهيه بودجه مناسب در شركتها و با توجه به اشكالات موجود در غياب چنين سيستم كنترلي , اهداف , مزاياي استفاده از سيستم كنترل بودجه و مراحل بودجه بشرح ذيل ارائه مي گردد :

1-    اهداف

برنامه ريزي فعاليتهاي آينده امري بسيار حياتي بوده و بدون چنين برنامه ريزي هائي ادامه فعاليت مستمر يك سازمان ميسر نخواهد بود . نظام بودجه بعنوان ابزاري در دست مديريت كمكهاي موثري در برنامه ريزي, هماهنگي و كنترل فعاليتهاي شركت مي نمايد . بودجه بطور كلي عبارتست از بيان مقداري ريالي سياستهاي شركت كه در طول مدتي معين از زمان آينده      ( عموما " يكسال ) براي حصول به هدفهاي تعيين شده بايد تعقيب شود .اين سياستها در قالب برنامه ريزي عمليات شركت , مخارج سرمايه اي و گردش وجوه مطرح   مي شوند . تهيه بودجه قسمتي از سيستم كنترل بودجه اي را تشكيل مي دهد كه خود عبارتست از تهيه بودجه مربوط به مسئوليتهاي مديران جهت نيل به هدفهاي تعيين شده ومقايسه مستمر نتايج واقعي با برنامه هاي بودجه شده جهت حصول اطمينان از رسيدن به هدفها و يا ايجاد مبنا براي تجديد ارزيابي آنها است . لذا به اختصار مي توان هدفهاي عمده تهيه بودجه و ايجاد كنترل بودجه اي را بشرح ذيل مشخص نمود :

الف) تهيه و تنظيم جزئيات برنامه عمليات شركت در قالب اعداد ارقام براي يك دوره معين در آينده .

ب‌) هماهنگ كردن فعاليت كليه قسمتها براي تحقق بخشيدن به هدفهاي شركت بنحوي كه حداكثر بازدهي با حداقل منابع امكان پذير باشد .

  ايجاد استاندارد , يا ملاك و مأخذي جهت تعيين مسئوليتها در رابطه با كليه مغايرتها از برنامه هاي از پيش تعيين شده و تهيه اطلاعات جهت اقدامات لازم براي اصلاح مغايرتهاي مذكور .

     

2-      مزاياي استفاده از سيستم كنترل بودجه اي

اجراي موفقيت آميز كنترل بودجه اي در شركت داراي مزاياي زير مي باشد :

-  فراهم نمودن امكان بررسي و مطالعه هدفهاي شركت و طرح ريزي برنامه هاي آينده در قالب اطلاعات مالي .

-  فراهم نمودن امكان ارزيابي نتايج مالي طرحهاي آينده و ايجاد فرصت لازم براي اصلاحات مورد لزوم در برنامه هاي آينده .

-  ايجاد هماهنگي و همكاري ما بين قسمتهاي مختلف شركت .

- كمك در تعيين مسئوليتهاي سازماني براي نيل به هدفهاي آينده .

-  تعيين منابع مالي مورد احتياج جهت اجراي برنامه هاي آتي و مشخص نمودن موثرترين و اقتصادي ترين روش جهت استفاده از سرمايه , نيروي انساني و ماشين آلات .

-  تعيين معيارها و استانداردهائي براي سنجش كارآئي , اثر بخشي و صرفه اقتصادي در رسيدن به هدفهاي تعيين شده .

-  كمك در كنترل هزينه و جلوگيري از اتلاف منابع مالي و نيروي انساني .

 

3-     اصول و ضوابط كلي تهيه بودجه

جهت برقراري نظام بودجه و كنترل بودجه اي , وجود شرايط زير ضروري مي باشد :

-  داشتن سياستها و برنامه هاي مشخص و روشن .

-  ساختار سازماني منطقي و مناسب جهت تعيين مسئوليتها در رابطه با بودجه و برنامه .

-  وجود طبقه بنديهاي مناسب در رابطه با انجام عمليات مالي بنحوي كه عمليات مزبور براحتي جهت هر يك از واحدها و بر حسب نوع هزينه قابل تفكيك و تميز باشد .

-  وجود نظام حسابداري مناسب كه قادر باشد اطلاعات لازم را جهت مقايسه ارقام بودجه با ارقام واقعي تعيين نمايد .

-  هنگام پيش بيني عمليات آينده و تهيه بودجه همواره به عواملي برخورد مي شود كه ساير امكانات شركت را تحت الشعاع قرار داده و آنها را محدود مي كند . به اينگونه عوامل , عوامل محدود كننده گفته مي شود .بعنوان مثال در شرايطي كه تقاضا براي محصولات يا خدمات شركت محدود بوده و ظرفيت شركت به ناچار مورد استفاده كامل قرار نمي گيرد , ارائه خدمات شركت بعنوان عامل محدود كننده شناخته شده و موقع تهيه بودجه , ساير عمليات بر اساس بودجه فروش و يا درآمدهاي عملياتي تنظيم مي گردد . 

-  صورتهاي بودجه بايد بنحوي طراحي گردند كه قابليت تبديل آنها بمنظور استفاده در طرح نظامهاي حسابداري صنعتي ( مخصوصا" براي تعيين بهاي تمام شده پروژه هاي در جريان ساخت شركت و همچنين بهاي تمام شده خدمات قابل ارائه ) بسهولت امكان پذير باشد .

-  با توجه به اينكه يكي از هدفهاي كنترل بودجه اي مقايسه مستمر نتايج فعاليتهاي واقعي با برنامه هاي از پيش تعيين شده از طريق گزارشات مديريت مي باشد, صورتهاي بودجه بايد بنحوي طرح گردد كه جوابگوي احتياجات تعيين شده در گزارشات مديريت باشد.

4- نظام بودجه

در يك نظام كنترل بودجه , تهيه بودجه هاي زير ضروري مي باشد :

-          بودجه عملياتي

-           بودجه سرمايه اي

-          بودجه نقدي

-           بودجه عملياتي

 

-         بودجه عملياتي

بودجه عملياتي كه محور نظام بودجه است , نشان دهنده عملكرد حاصل از فعاليتهاي اصلي شركت از طريق پيش بيني درآمد و هزينه با توجه به حجم پروژه هاي توليدي و فروش آنها مي باشد . بودجه عملياتي ساليانه بوده و بعد از گذشت 9 ماه از سال جاري با توجه به عوامل زير براي سال مالي آتي تنظيم مي گردد:

-         بودجه سال جاري

-         جمع ارقام واقعي و پيش بيني سال جاري

-         پيش بيني برنامه هاي سال آتي (سال مورد بودجه )

-         تغييرات در نرخها كه در اثر تورم و غيره به وجود مي آيد .

-         كليه صورتهاي بودجه عملياتي علاوه بر اطلاعات خاص هر صورت بودجه بايد نشان دهنده اقلام زير نيز باشد :

· بودجه سال جاري

· واقعي سال جاري ( 9 ماهه اول )

· پيش بيني سال جاري ( سه ماهه آخر )

· جمع واقعي و پيش بيني سال جاري

· نوسان بودجه نسبت به جمع واقعي و پيش بيني از نظر مبلغ و درصد

 

بودجه ساليانه در كليه موارد بايد به دوره هاي سه ماهه تفكيك گرديده تا مقايسه نتايج عمليات واقعي با برنامه هاي از پيش تعيين شده جهت اقدامات اصلاحي در رابطه با مغايرتهاي ايجاد شده بموقع انجام پذيرد.

 

-          بودجه سرمايه اي

بودجه سرمايه اي منعكس كننده برآورد جمع هزينه هائي است كه پيش بيني       مي شود در دارائيهاي ثابت سرمايه گذاري شود . اقلام سرمايه اي كه براي آنها بودجه در نظر گرفته مي شود ممكن است به بيش از يك دوره بودجه مربوط شود كه در اين صورت آن بخش از بودجه پروژه ها كه به دوره بودجه مورد نظر ارتباط مي يابد تفكيك شده و در بودجه سال مورد نظر ملحوظ مي گردد . لازم به ذكر است كه هزينه هاي سرمايه اي از نظر ماهيت به سه گروه بشرح ذيل قابل تقسيم مي باشد :

-   پروژ هائي كه جهت توسعه فعاليتهاي توليدي سرمايه گذاري مي شوند , تحت عنوان       پروژه هاي توسعه طبقه بندي مي گردد .

-   پروژه هائي كه جنبه جايگزيني دارائيهاي ثابتي كه مستهلك شده يا از كار افتاده اند و براي ادامه فعاليتهاي عملياتي احتياج به تعويض دارند و تحت عنوان پروژ هاي جايگزيني قرار     مي گيرند.

-      پروژه هائي از قبيل پروژه هاي رفاهي و ايمني كه تحت عنوان ساير پروژ ها  طبقه بندي       مي شود .

بودجه سرمايه اي نيز ساليانه بوده و همزمان با بودجه عملياتي تهيه مي گردد و لازم است به دوره هاي سه ماهه نيز تفكيك گردد .

-       بودجه نقدي

جهت آگاهي مديران از منابع نقدي و بمنظور ايجاد توازن در دريافت و پرداخت , بودجه وضعيت نقدي پيش بيني مي گردد . دوره بودجه نقدي مشابه دوره بودجه عملياتي سالانه و منطبق با آن  مي باشد . مضافا" بودجه نقدي به دوره هاي  سه ماهه تفكيك مي گردد كه دوره هاي سه ماهه نيز به دوره هاي كوتاهتر ماهانه با توجه به سيكل عمليات شركت قابل تقسيم    مي باشد .

 

5- پيش بيني وضعيت نقدي

بدليل اهميت وجوه نقد در حيات شركت و همچنين نياز مديريت به آخرين اطلاعات از نظر نقدينگي علاوه بر بودجه نقدي كه يكبار و همزمان با بودجه عملياتي تهيه و مانند ساير صورتهاي بودجه به تصويب مديريت مي رسد بايد پيش بيني وضعيت نقدي در نظر گرفته شود , اين پيش بيني همانند بودجه نقدي جهت اطلاع مديران از منابع نقدي و همچنين بمنظور ايجاد توازن در دريافت و پرداخت تهيه مي گردد. با اين تفاوت كه صورت مزبور بصورت ادواري طي سال تنظيم شده و مبتني بر آخرين اطلاعات درباره نقدينگي مي باشد .

تناوب تهيه صورت پيش بيني وضعيت نقدي سه ماهه بوده و در پايان هر دوره سه ماهه جهت 12 ماه آتي ( 4 دوره سه ماهه ) تنظيم مي گردد كه اولين دوره سه ماهه به ماههاي مربوطه  نيز بايد تفكيك شود .

 

6- دستورالعمل هاي مربوط به تهيه بودجه ها

بمنظور تشريح نحوه تكميل و استفاده از صورتهاي بودجه براي هر صورت بودجه بايد يك  دستور العمل تهيه صورتهاي بودجه نوشته شود . در دستورالعمل تهيه بودجه نكات كلي زير بايد مدنظر قرار گيرد :

· كاربرد : شامل اهداف و موارد استفاده هر يك از صورتهاي بودجه

· زمان تنظيم : شامل دوره هاي كه صورتهاي بودجه در آن دوره تهيه و تنظيم مي گردد .

· مأخد تهيه : منابعي كه از آنها اطلاعات مربوط به هر صورت استخراج مي گردد . شامل گزارشات مديريت , دفاتر و پرونده ها , بودجه سال جاري , محاسبات و برآوردها.

· مسئول تهيه : افراد يا واحدهايي كه مسئول تهيه هر يك از صورتهاي بودجه مي باشتد .

· توزيع نسخ : افراد يا واحدهايي كه صورتهاي بودجه تكميل شده را جهت اطلاع و تصميم گيري و يا براي استفاده هاي بعدي دريافت مي دارند .

· نحوه تنظيم و ثبت : شامل تعريف عناوين مندرج , توضيحات مربوط به اقلام قابل درج شامل نحوه محاسبه و بطور كلي راهنمائي تهيه كننده در تهيه صورتهاي بودجه.

كليه صورتهاي بودجه اي بايد شماره گذاري گرديده و بشكل منطقي قابل عطف و ربط باشند.

7-  مراحل تنظيم بودجه

تشكيل كميته بودجه : بطور كلي تهيه بودجه يك كار گروهي بوده و تقريبا" كليه مديران و مسئولين در تكميل آن نقش داشته و بدون همكاري نزديك و مستمر آنان تهيه بودجه مناسب مقدور نخواهد بود . وظيفه هدايت و هماهنگي ما بين مسئولين تهيه بودجه را كميته بودجه به كمك دايره بودجه وگزارشات بعهده مي گيرد . وظايف اين كميته بطور كلي بقرار زير مي باشد :

·     تنظيم برنامه چگونگي تهيه بودجه.

·     ايجاد هماهنگي و پيشبرد برنامه هاي تهيه بودجه .

·  بررسي برنامه هاي تنظيمي توسط واحدها جهت حصول اطمينان از قرار داشتن آنها در چارچوب سياستها و برنامه هاي كلي تعيين شده توسط مديريت .

·     بررسي , تعديل و تصويب بودجه هاي تنظيمي جهت ارائه به مديريت بمنظور تصويب نهائي آنان .

 

 

اعضاي كميته بودجه را عموما" افراد زير تشكيل مي دهند :

-  مدير عامل

-  مديران شركت

-  رئيس دايره بودجه و گزارشات

-  ساير افرادي كه بر اساس تخصص و يا مسئوليتهاي آنان مي توانند عضو كميته باشند .

 

8-  تفسير بودجه

بودجه در واقع برنامه كوتاه مدت شركت مي باشد كه در قالب اعداد و ارقام بيان مي شود . چنين برنامه اي موقعي كامل است كه تنها متكي به ارقام مندرج در صورتهاي بودجه نبوده , بلكه هدفهاي كوتاه مدت در چارچوب هدفهاي بلند مدت و همچنين مفروضات و پيش فرضهاي برنامه دقيقا" تعيين و بصورت مدون جهت بررسي نتايج واقعي عمليات در آينده وجود داشته باشد .بنابران لازم است قبل از تصويب بودجه مقدمه اي كه به " تفسير بودجه " معروف است توسط دايره بودجه و گزارشات با توجه به هدفها , پيش فرضها و مفروضات تعيين شده بوسيله مديريت تهيه گردد تا به همراه صورتهاي بودجه , جهت تصويب به مديريت ارائه شود .

اهم مطالبي را كه بايد در " تفسير بودجه " گنجانده شود , همراه با ذكر مثال به قرار زير مي توان تعيين نمود :

الف) هدفهاي كوتاه مدت : تشريح پيش فرضها و مفروضاتي كه بر اساس آن صورتهاي بودجه تهيه  مي گردد .( براي مثال پيش فرضها درباره نرخ تورم سياستهاي دولت )

ب) امكانات و محدوديتهاي كليدي در دوره بودجه به شرح ذيل :

-  تشريح امكانات مناسب ( با توجه به پروژه هاي در دست اجرا و زمان اتمام آنها و پيش بيني فروش آنها  ) و همچنين مواردي كه شركت داراي امتيازات خاص نسبت به ساير شركتها بوده ( براي مثال داشتن نيروي انساني متخصص و   با تجربه ) و چگونگي نحوه استفاده از آنها .

-  تشريح محدوديتهائي كه شركت در دوره بودجه با آن مواجه خواهد شد ( بطور نمونه در مورد پروژه هاي در دست ساخت و زمانهاي تعيين شده بابت انجام آنها و خسارتهاي ناشي از تاخير زماني انجام پروژه ها  ) و همچنين مواردي كه شركت داراي نقاط ضعف نسبت به ساير شركتها بوده (  بطور نمونه در خصوص واحدهايي كه پيش بيني شده به فروش برسد , در عمل با محدوديت فروش مواجه شود  ) و چگونگي نحوه فائق آمدن بر آنان .

ج) تفسير تفصيلي : حسب مورد  و اهميت ارقام , بودجه بصورت تفصيلي مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته و به تفسير مغايرتهاي عمده ارقام بودجه شده با ارقام واقعي و پيش بيني سال جاري پرداخته مي شود .

ضمنا" با توجه به ماهيت فعاليت شركت , ضروريست براي كليه پروژه هاي شركت بودجه جداگانه تهيه و تصويب گردد .